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Achtung, Gutenberg-Falle! Wie Sie Autoren im E-Publishing führen

Hermann Ruckdeschel

..., geboren 1952 in Tübingen, studierte Rechtswissenschaften an der Universität Augsburg. Nach dem zweiten juristischen Staatsexamen stieg er unmittelbar in die Fachverlagsbranche ein und begann seine Karriere 1980 als Werbeleiter beim Stuttgarter Richard Boorberg Verlag, wo er später den Geschäftsbereich Vertrieb und Marketing übernahm. In der Geschäftsleitung verantwortete er schließlich langjährig den Geschäftsbereich Produkt- und Medienentwicklung. Heute ist er als selbständiger Berater im elektronischen Fachmedienbereich tätig. Für den SHI-Blog teilt er sein umfassendes Expertenwissen in der Schaffung medienneutraler Datenbestände und daraus generierter Informationsangebote. Lieblingsdateiformat: XML, so semantisch wie möglich.

Teil 3 der BLOGSERIE:

„Vom Verlag zum E-Publisher – wie Redaktionen und Lektorate die digitale Transformation erfolgreich meistern.“

Lesedauer: 8 Min.

Online-Fachanwendungen stellen besondere Anforderungen an Lektorat und Redaktion wie auch an Autorinnen und Autoren. Allzu oft werden Online-Inhalte printorientiert erstellt. Dem kann durch Auswahl geeigneter Autoren, enge redaktionelle Vorgaben, enge Führung der Autoren und hohe Kontrolldichte in der Inhaltserstellung begegnet werden. In diesem Beitrag erwartet Sie eine Geschichte aus dem Verlagswesen, ein Beschreibung der „Gutenberg-Falle“ und 12 Tipps, wie Sie diese vermeiden.

Lesen Sie hier die anderen Beiträge dieser Blogserie:

Eine Geschichte aus dem Fachverlagsleben

Ein renommierter Fachautor kontaktiert sein betreuendes Lektorat mit dem Plan, einen Informationsdienst im Bereich Wirtschaft herauszugeben, gerichtet an Praktiker und – Bedingung! – ausschließlich online.

Plan…

In diversen Gesprächen wird ein dreistufiges Inhaltskonzept entworfen: Von schlagwortartigem Themenanriss über eine kurze Problem- und Lösungsdarstellung hin zu einer vertiefenden und ausführlichen Langdarstellung des jeweiligen Themas. Die technische Abteilung liefert eine entsprechende Word-Formatvorlage und eine Skizze der Bedienungsoberfläche des Dienstes.

Der Autor macht sich an die Arbeit. Gelegentliche Treffen dienen der Pflege des guten Kontaktes. Ein strammes Jahr später liefert er in Dateien ein in Seiten knapp vierstelliges Manuskript, das nach kursorischer Durchsicht des Lektorats an die technische Abteilung weitergereicht wird mit dem Vermerk, „da müsse jetzt was draus gemacht werden“.

…und Ergebnis:

Dort stehen dem technischen Betreuer die Haare zu Berge: Das dreistufige Inhaltskonzept ist zu einem zweistufigen geschrumpft und überdies inkonsistent, weil viele Themen entweder nur im Schlagwortbereich oder nur in Langfassungen behandelt werden. Letztere binden erkennbar schon früher erstelltes, handbuchartig verfasstes Material ein und bestehen aus schlecht gegliederten, display-untauglichen „Textriemen“. Verwendung der Formatvorlage, Randnummern, gliedernde Zwischenüberschriften, Schlagwortapparat? Durchweg Fehlanzeige.

Dafür hat der Autor sein Manuskript liebevoll auf einen A4-seitenbezogenen Umbruch formatiert. Interne Verweise gehen sinniger Weise auf diese Manuskriptseiten. Am Ende jeder Seite steht ein oft sogar auf die Folgeseite überbordender, wildwüchsiger Fußnoten- und Fundstellenapparat, oft als „a.a.O.“-Zitat nicht automatisch verlinkungsfähig, in der Zitierweise inkonsistent und überwiegend auf Zeitschriften oder Publikationen verweisend, die zur Verlinkung nicht zur Verfügung stehen. Auf Nachfrage erklärt der Autor, auch ein Praktikerinhalt bedürfe der Wissenschaftlichkeit, der Apparat sei somit unverzichtbar.

Im Artikel „Content-Töpferei: Wie Sie Ihre Inhalte beherrschen und Formen“  habe ich dargestellt, wie bereits verfasste Inhalte nachträglich für E-Publishing nachgebessert und optimiert werden können. Dies ist jedoch nur in bestimmtem Umfang, unter Betrachtung der entstehenden Kosten und unter dem Risiko des zwischenzeitlichen Veraltens des Inhalts möglich.

Nachbesserungen: hier nicht möglich

Im ungünstigen Fall ist ein falsch konzipierter Inhalt für eine elektronische Publikation schlicht ungeeignet und ein Autor auch nicht willens und in der Lage, ihn nochmals komplett neu aufzusetzen, also die Arbeit ein zweites Mal zu machen. Oft sieht er das Erfordernis auch nicht ein, aus seiner Sicht ist der Inhalt “gut“.

So auch hier – punktuelle Nachbesserungsversuche zeigen angesichts ihres Aufwands alsbald deren Unmöglichkeit aufs Ganze. Der Vertrieb meldet zudem schwere Zweifel an hinsichtlich der Verkäuflichkeit der Inhalte in der bestehenden Form und hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit des Projektes, insbesondere, weil der Autor lediglich eine Aktualisierung im Jahr zu liefern gedenkt und einen Verkaufspreis fordert, der lediglich bei einigen -zig Euro pro Jahr liegen soll.

Schließlich wird das Projekt unter erheblichem Verlust von Gesicht, Zeit und Geld für alle Beteiligten eingesargt.

Was ist geschehen? Mit Wucht ist hier eine Falle zugeschlagen, die dem Entstehen guter Onlineinhalte immer wieder hinderlich ist. Ich nenne sie:

Die Gutenberg-Falle:
Wie das Print uns prägt

Gerade bei Fachinhalten hat das jahrhundertelange Publizieren in Buch und Zeitschriften eine Prägung hinterlassen, die in den Köpfen sitzt wie in Stein gemeißelt. Für die allermeisten Autorinnen und Autoren gilt: Sie mögen von Online reden und Onlineseiten vor Augen haben, sobald sie aber zu schreiben beginnen, denken sie in Print und in Seiten.

Auch im geschilderten Fall hat der Autor bei der Inhaltserstellung ausschließlich printorientiert gedacht. Mit einem Handbuch als Projektziel wären die strukturellen Mängel wohl behebbar gewesen, der Zitaten- und Verweisapparat printüblich, ein langsamer Aktualisierungszyklus in Neuauflagen oder Loseblattergänzungen ebenso, die wirtschaftlichen Überlegungen wären andere gewesen. Für ein Onlineprojekt hingegen bedeutete die geschaffene Inhaltsbasis ein No-Go.

Gute Onlineautorinnen und -autoren:
Rar gesät, aber keine Altersfrage

Es gibt sie, diese Autorinnen und Autoren, die die Ausnahme darstellen und die Gutenberg-Schranke nicht im Kopf haben, die mit Formatvorlagen oder Online-Erfassmasken umgehen können und z.B. Inhalte auf Randnummernebene kleinteilig und kurzfristig fortpflegen, sodass sie in der Onlineanwendung versionier- und vergleichbar werden und damit ein nachhaltiges Geschäftsmodell ermöglichen.

Dabei ist es unerheblich, welcher Altersgruppe die betreffenden Personen angehören. Es gibt die wenigen geeigneten Autorinnen und Autoren in jeder Altersgruppe, auch den noch aktiven Ruheständlern, und viele ungeeignete auch unter den Jüngeren.

Nur, wie finden und erkennen Sie die Geeigneten vorher? Und wie schaffen Sie es, die Parameter einer Inhaltserstellung im Vorhinein so festzuzurren, dass ein Nachbessern in großen Umfängen gar nicht erst eintritt? Schafft man es, weniger Geeignete heranzuführen?

12 Hinweise, Autorinnen und Autoren zu prüfen und zu führen

Im Folgenden gebe ich Ihnen 12 Hinweise an die Hand, wie Sie die Gutenberg-Falle vermeiden oder mindestens abschwächen, indem Sie Autorinnen und Autoren führen. Ich weiß, wie schwierig es ist, renommierte Fachleute an die Kandare zu legen, aber in Onlineprojekten ist es unerlässlich.

Handelt es sich um ein Team von Autorinnen und Autoren, ist die nachfolgend beschriebene Führung umso wichtiger, aber noch schwieriger. Hilfreich kann es sein, hier zur Unterstützung und Koordination eine entsprechend qualifizierte, eventuell vom Verlag geschulte Schriftleitung oder Herausgeberschaft einzusetzen.

Für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen wird man tunlichst eine Projektgruppe zusammenstellen. Wie immer ist jedoch auch hier mein Postulat: Die Steuerung liegt bei Lektorat und Redaktion, denn es geht um Inhalt.

  1. Publikationsprüfung im Vor- und Umfeld

Checken Sie Autorinnen oder Autoren, die Ihnen ein Onlineprojekt andienen oder die Sie in ein solches einbinden wollen, penibel darauf ab, was diese ansonsten schon publiziert haben.

Sind diese Publikationen im Print durchweg von Zuschnitt und Güte des oben geschilderten Falls, liegt die Wahrscheinlichkeit, dass von diesen Personen erstellte Onlineinhalte von unzureichender Eignung sind, nahe 100%.

Prüfen Sie außerdem eventuell vorgelegte Konzeptionen sorgfältig auf Tragfähigkeit. Nicht selten sind es einfache Ansätze im Charakter einer Printzeitschrift, die lediglich auf Online „umgehummelt“ wurden. So etwas ist zu wenig.


2. Binden Sie den Vertrieb frühzeitig ein

Möglichst frühzeitige Erkenntnisse über Größe und Informationsgewohnheiten der angepeilten Zielgruppe sowie wirtschaftliche Vorüberlegungen sind stets hilfreich und können das Redaktionskonzept im Zuschnitt der Inhalte schärfen.


3. Vereinbaren sie ein schriftliches Redaktionskonzept

Es reicht nicht aus, mit Autorinnen und Autoren einmal oder auch mehrfach darüber zu reden, wie die Dinge sein sollen. Allzu leicht werden Gespräche unterschiedlich interpretiert, Abreden nicht mehr erinnert, ist ein Konsens nur ein vermeintlicher.

Formulieren und dokumentieren Sie daher als verbindliche Richtlinie im Detail, welche Bestandteile Inhalte haben müssen (Gliederungstiefe, Länge von Texteinheiten, Über- und Zwischenüberschriften, Randnummern und deren Platzierung, Hervorhebungen etc.). Insbesondere ist festzulegen, welche Metadaten Inhalte haben sollen, z.B. Kapitelabstracts, Schlagworte, Stichworte. Jede printorientierte Formatierung ist zu unterlassen.

Idealerweise sollte ein solches Redaktionskonzept Bestandteil oder Anlage zum Autorenvertrag werden, um klarzustellen und kontrollierbar zu machen, ob und wie Inhalte vertragsgemäß geliefert wurden.


4. Erarbeiten Sie ein verbindliches Verweiskonzept

Dieses kann Bestandteil des Redaktionskonzeptes sein. Hier wird für die internen Verweise festgelegt, wo und wie im Text auf andere Stellen, idealerweise Randnummern, verwiesen wird und wie der Verweis sprachlich formuliert und strukturell normalisiert wird, damit eine maschinelle Verlinkung durch Programmierung möglich wird.

Wo immer möglich, legen Sie Verweise in den Text und vermeiden Sie Fußnoten; diese sind ein „Relikt“ aus der seitenorientierten Printwelt. Wenn „Fußnoten“, dann nur dünn gesät und es muss entschieden werden, wie diese in der elektronischen Darstellung als z.B. als anklickbare Anmerkung abgebildet werden.

Für externe Verweise wird festgelegt, welche Publikationen in das Projekt einbezogen werden. Ein Verweis, zu dessen Verfolgung der Anwender vom Display weg in die nächste Bibliothek muss, nutzt niemandem. Sinnvoller Weise werden daher solche Materialien und Zeitschriften einbezogen, für die der Verlag Rechte und Zugriff besitzt. Für diese gilt:


5. Erarbeiten Sie eine verbindliche Zitierkonvention

Diese regelt für die definierten Publikationen, wie sie in stets gleichbleibender Weise zitiert werden. Dies ist wie beim internen Verweis Grundlage für das spätere maschinelle Einbringen von Absprung und Ziel einer Verlinkung in die Daten.

Ebenso gilt es, für andere zu hinterlegende Sekundärinhalte Zitierkonventionen zu erarbeiten, z.B. für Gerichtsentscheidungen: Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen


6. Erstellen Sie einen Musterinhalt

Lassen Sie Ihre Autorinnen und Autoren mit dem eher abstrakten Redaktionskonzept nicht allein. Erstellen Sie vielmehr ergänzend einen Musterinhalt, in dem alle Elemente des Redaktionskonzepts beispielhaft vorkommen und die Autoren immer wieder nachschauen können, bis die Dinge in Fleisch und Blut übergehen.

Anhand dieses Musterinhalts kann auch die technische Abteilung schon die spätere Datenaufbereitung der Inhalte, z.B. durch Umwandlung von strukturiertem Word in XML, abschätzen und vorbereiten. Außerdem erstellt sie dazu passend und auf der Grundlage des Redaktionskonzepts eine Formatvorlage.


7. Erarbeiten Sie ein Aktualisierungskonzept

Dieses kann wiederum Bestandteil des Redaktionskonzeptes sein.

Grundsatz: Am Aktualisierungskonzept hängt das kommerzielle Geschäftsmodell einer Online-Fachanwendung. Hat ein Inhalt keinen, nur sehr geringen und/oder langfristigen Aktualisierungsbedarf oder sieht sich ein Autor(enteam) nicht in der Lage, Inhalte zeitnah zu pflegen, stellt dies die Sinnhaftigkeit einer echten Online-Fachanwendung grundsätzlich in Frage. Alles, was nie geändert wird, kann auch einfach als PDF eingefroren und verbreitet werden.

Ein Aktualisierungskonzept kann darin bestehen, zu definierende Texteinheiten wie Kapitel oder Randnummern zu ergänzen oder zu überarbeiten und zu ersetzen. Hier lassen sich dann stufige Konzepte mit Teil- oder Komplettüberarbeitungen sowie Features wie Versionierung und Textvergleich entwerfen. Ein Aktualisierungskonzept kann aber auch darin bestehen, Themenbereiche kumulativ z.B. in Einzelbeiträgen fortzuschreiben und so eine Stoffsammlung anwachsen zu lassen.

Achtung: In jedem Fall ist dafür Sorge zu tragen, das Verlinkungsnetz der internen Verweise konsistent und aktuell zu halten. Dabei können Tools helfen, die im Datenbestand fehlgehende Links eliminieren bzw. aufzeigen, welche Stellen auf ein bestimmtes Dokument verweisen. Besprechen Sie sich dazu mit der technischen Abteilung und ggf. dem technischen Dienstleister, der die Anwendung realisiert.


8. Definieren Sie Lieferform und Lieferwege für die Inhalte

Hier ist vieles denkbar: Einfache Lieferung von Dateien, meist Word und möglichst per Formatvorlage strukturiert, aber auch PDFs, per Mail oder in Cloudumgebungen übergeben, oder auch Texte direkt in Online-Erfassmasken eingearbeitet.


Binden Sie hierzu die technische Abteilung und ggf. den technischen Dienstleister mit ein. Soweit dieser eine modulare Portalplattform wie z.B. InfoPilot bereitstellt, gibt es flexible Lösungen für den Workflow, die das Leben erleichtern und eine automatisierte Weiterverarbeitung der Inhalte ermöglichen.

Die technischen Details brauchen Autorinnen und Autoren dabei nicht zu kennen – an dieser Stelle ist lediglich von Bedeutung, dass mit ihnen glasklar vereinbart ist, welche menschlichen oder technischen Schnittstellen sie zu bedienen haben und in welcher Form.

Das Thema Workflow wird im Übrigen noch ein eigener Blog-Beitrag behandeln.


9. Erstellen und vereinbaren Sie einen Terminplan

Klingt trivial, ist es aber nicht. Denken Sie daran und berücksichtigen Sie, welche Schritte der reinen Inhaltserstellung durch den Autor nachgelagert sind und welche Zeit Sie dafür brauchen. Bei sehr rasch veraltenden Inhalten kann es sein, dass dies schon während der initialen Erstellung im Aktualisierungskonzept Berücksichtigung finden muss.

Binden Sie auch hier die technische Abteilung und die IT ein! Möglicherweise gibt es in Ihrem Haus schon ein Projektmanagement-Tool, das an dieser Stelle unterstützt.


10. Definieren Sie eine erste Inhaltsmenge als Probeinhalt

Diesen Probeinhalt prüfen Sie nach Ablieferung auf alle Elemente des Redaktionskonzepts und Einhaltung der Konventionen ab. Besprechen Sie Fehler und Fehlendes sofort und lassen Sie nachbessern. Arbeitsergebnisse mehrerer Autoren müssen abgeglichen und vereinheitlicht werden.


11. Kontrollieren Sie die weitere Inhaltserstellung engmaschig

Lassen Sie Autorinnen und Autoren niemals längere Zeit allein vor sich hinarbeiten! Allzu leicht verlieren sie gerade bei der Erstellung großer Inhaltsmengen den Faden oder vergessen Festlegungen. Lassen Sie deshalb in kürzeren Abständen Teilinhalte abliefern und prüfen Sie diese. Eingearbeitet werden dann später nur noch hinzukommende Verweise oder zwischenzeitliche Aktualisierungen.

Bei Abweichungen vom Redaktionskonzept können Sie so sofort gegensteuern und vermeiden, dass später in großen Inhaltsmengen nachgearbeitet werden muss.


12. Achtung! Werden bereits verfasste Inhalte eingebunden?

Autorinnen und Autoren neigen zur Mehrfachverwertung und haben nicht selten Inhalte in der Schublade, die vielleicht in anderer Form schon einmal Verwendung fanden oder finden sollten. Oder sie legen Ihnen ein fix und fertig verfasstes Manuskript auf den Tisch und sagen, „das hätte ich jetzt gerne Online“.

Misstrauen Sie solchen Inhalten – sie werden in der Regel einem tragfähigen Redaktionskonzept nicht entsprechen. Für Nachbesserungen gilt das bereits weiter oben Gesagte.

Ein von der Gutenberg-Falle unberührtes E-Publizieren wünscht

Ihr

Hermann Ruckdeschel

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